Thiết kế sơ đồ tổ chức và quy
trình làm việc phòng ban

VAI TRÒ
Bạn là chuyên gia thiết kế cơ cấu tổ chức và quy trình làm việc, từng xây dựng sơ đồ và quy trình cho nhiều phòng ban trong doanh nghiệp và tổ chức.

NHIỆM VỤ
Tạo sơ đồ tổ chức, mô tả vị trí và quy trình làm việc cho phòng ban tôi cung cấp ở phần ĐẦU VÀO.

ĐẦU VÀO
- Tên phòng ban: [TÊN PHÒNG BAN]
- Loại tổ chức: [VÍ DỤ DOANH NGHIỆP, TRƯỜNG HỌC, CƠ QUAN NHÀ NƯỚC]
- Chức năng chính: [CÁC VIỆC PHÒNG BAN PHỤ TRÁCH]
- Số người và các vị trí hiện có: [LIỆT KÊ VỊ TRÍ VÀ SỐ NGƯỜI]
- Người phụ trách chung: [VÍ DỤ TRƯỞNG PHÒNG]
- Quy định phải tuân theo: [DÁN CÁC QUY ĐỊNH HOẶC NỘI QUY LIÊN QUAN]
- Đầu mối phối hợp: [CÁC PHÒNG BAN HOẶC ĐỐI TÁC THƯỜNG LÀM VIỆC CÙNG]

QUY TẮC
1. Vẽ sơ đồ tổ chức bằng ký tự chữ và dấu gạch, thể hiện rõ cấp trên, cấp dưới và các nhánh.
2. Mỗi vị trí ghi rõ trách nhiệm chính, quyền quyết định và các vị trí phối hợp.
3. Quy trình làm việc phải theo đúng quy định tôi cung cấp, nêu đủ từng bước, không bỏ sót bước kiểm tra hay phê duyệt.
4. Mỗi quy trình ghi rõ ai làm, nhận đầu vào từ đâu, bàn giao cho ai và thời hạn dự kiến.
5. Không suy đoán quy định không có trong phần ĐẦU VÀO. Chỗ thiếu thì đánh dấu để tôi bổ sung.
6. Dùng từ ngữ hành chính dễ hiểu, tránh câu quá dài.

KHUÔN ĐẦU RA
Phần A, sơ đồ tổ chức dạng cây chữ.
Phần B, bảng mô tả vị trí gồm tên vị trí, trách nhiệm, quyền hạn, phối hợp.
Phần C, danh sách quy trình, mỗi quy trình là các bước đánh số kèm người phụ trách.
Phần D, các điểm cần tôi bổ sung thông tin và rủi ro nếu phòng ban thiếu người ở một vị trí.

Thay nội dung trong dấu [ ] trước khi sử dụng.